Cuando en Okodia decimos que nos tomamos muy en serio la calidad de nuestras traducciones y posediciones no lo decimos por decir. De hecho, contamos con la certificación de las normas ISO 17100, ISO 18587 y la ISO 9001. Si necesitas ese extra de confianza, continúa leyendo y te explicamos qué son, para qué sirven, por qué son importantes estas normas y cómo las seguimos.
Una presentación rápida: ¿qué son las normas ISO?
Las normas ISO sirven para garantizar que los organismos acreditados cumplen unos niveles de calidad y seguridad comunes a nivel mundial. Estar certificado en alguna de estas normas supone una garantía para los clientes, dado que aseguran que las empresas siguen unos procedimientos marcados por expertos de manera que sea más fácil obtener productos con la mejor calidad posible. Se podría decir que existen normas ISO para todo, dado que las hay para temas tan variados como la traducción, la inocuidad de los alimentos o la gestión de la energía.
¿Cómo se obtiene una certificación ISO?
En España, las normas ISO vienen garantizadas por entidades como AENOR o Bureau Veritas. Se podría decir que hay que pasar por dos fases. Sin embargo, el primer paso sería hacer una revisión de los procesos internos para comprobar que se siguen todos los requerimientos marcados por la norma ISO que se quiera conseguir.
Una vez están todos implantados, la primera fase supone una auditoría externa en la que se revisa documentación que les demuestra a los auditores que realmente se está aplicando el sistema. En nuestro caso, como se exige que los traductores tengan una formación u experiencia concretas, habría que compilar sus perfiles y CV.
En la segunda fase de esta auditoría se evalúan proyectos reales, se comprueba que se siguen los procesos e incluso se puede llegar a entrevistar al equipo. Una vez el auditor comprueba que todo está en orden y que la empresa cumple los requisitos, se le otorga esta certificación, que suele tener una validez de tres años. Sin embargo, la cosa no acaba ahí: la empresa debe someterse a auditorías de seguimiento, generalmente cada año.
En estas auditorías de seguimiento, se verifica que se están siguiendo los procesos, que estos están bien definidos y que se aplican de manera consistente. En caso de que se detecten puntos de mejora, estos se documentan y se establecen acciones para corregirlos, lo que también forma parte del valor de la auditoría, dado que ayuda a seguir evolucionando.
¿Qué certificaciones de las normas ISO tiene Okodia?
Okodia cuenta con tres certificaciones: la ISO 17100:2015 de servicios de traducción, ISO 18587:2017 de servicios de traducción automática y la ISO 9001:2015 para procesos de gestión. Además, puedes leer nuestra política de calidad aquí.
¿Cuál es la norma ISO 17100?
Esta norma europea es específica para los servicios de traducción, por lo que está dirigida a empresas de ese sector. Sin embargo, no garantiza la calidad de la traducción, sino la calidad del servicio, puesto que está relacionada con el proceso que los acreditados han de seguir. En otras palabras, asegura que la empresa ha seguido el procedimiento óptimo que debería llevar al mejor resultado final posible. Sustituye a la antigua EN 15038. Esta norma detalla lo siguiente:
Define la formación de aquellos que pueden participar en el proceso
- Los traductores deben tener o bien un título universitario en traducción, o bien un título universitario en otro campo y dos años de experiencia profesional en traducción, o bien cinco años de experiencia profesional en el ámbito de la traducción.
- Siempre debe elaborarse una revisión por una segunda persona diferente de la que se ha encargado de la traducción.
- Los correctores finales revisan en el estilo y la adecuación final del texto a las exigencias del cliente.
- Los gestores de proyectos son los que coordinan todo el proceso y se aseguran de que se están siguiendo las directrices correctamente.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
Nuestros traductores son profesionales con experiencia y especializados en el área que se trate en el texto. Además, contamos con gestoras de proyectos dedicadas a cada cliente, para conseguir una atención más personalizada, y nuestras traducciones van revisadas por una segunda persona y corregidas por la gestora de ese proyecto en particular.
Recomienda contar con un sistema de gestión específico
La ISO 17100 exige un flujo de trabajo estructurado, que se garantiza con el uso de un sistema de gestión. Esto facilita el control del proceso y la verificación de estado de los proyectos.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
En Okodia, utilizamos un sistema de gestión especializado en proyectos de traducción que facilita nuestro trabajo y nos permite ser más rápidos y eficaces. Por ejemplo, podemos ver a simple vista qué proyectos se entregan cada día, en qué estado está cada traducción y quién se encarga de la misma, entre otras cosas.
Separa el proceso de traducción en una serie de pasos
Como se ha indicado anteriormente, las normas ISO están especializadas en los procesos. En el caso de la traducción, describe el siguiente proceso desde que se aprueba el presupuesto hasta que se entrega la traducción:
- Preparación del proyecto. Para esto, previamente, se habrá hablado con el cliente sobre los requisitos del encargo, sus necesidades, los plazos de entrega y los acuerdos de confidencialidad necesarios.
- Traducción
- Revisión bilingüe (aquella que compara el documento original con el texto traducido)
- Corrección, si procede
- Control de calidad final
- Entrega
- A posteriori, exige una gestión de incidencias, una mejora continua de los servicios y tener en cuenta el feedback del cliente. Además, exige que haya una serie de procedimientos documentados.
Aunque no exige que se utilice ninguna herramienta concreta, sí que requiere que se preserve la información con seguridad, que se empleen adecuadamente las tecnologías y que se gestionen los archivos y datos correctamente.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
Nuestras Sales Managers se encargan de recopilar toda la información necesaria desde el primer momento para asegurar que se cubren todas las necesidades del cliente. De hecho, si contactas con nosotros es muy probable que te pidan rellenar un formulario en el que detalles tus preferencias para que el equipo las siga a rajatabla. Una vez el texto esté traducido, revisado y corregido, se vuelven a leer estas indicaciones para asegurarnos una vez más de que está todo cubierto.
Además, estamos abiertos a cualquier opinión o duda que pueda surgir tras la recepción de la traducción. Si a lo largo del proceso se ha detectado alguna dificultad inesperada, la gestora de proyectos encargada se lo comunica al resto del equipo a modo de formación para saber cómo superarla en caso de que vuelva ocurrir. Muchas veces, redacta una «píldora» para ayudar al resto y se deja subido en el CRM privado de la empresa.
¿Cuál es la norma ISO 18587?
La norma de calidad ISO 18587 es una norma europea específica para servicios de traducción automática (TA) y da respuesta a las necesidades de algunos clientes que necesitan traducciones en un período de tiempo muy corto o con un presupuesto reducido.
Para ponerlo todo en contexto, la posedición es el resultado final de un texto que se ha pasado por un motor de traducción automática y que luego un traductor ha retocado para que el resultado sea correcto. Existen dos tipos de posedición: la simple y la completa. Se usa una u otra en función del tipo de texto y del resultado que se quiera obtener. Esta norma se centra en la posedición completa, aunque también ofrece alguna pincelada sobre la simple.
Por lo tanto, define las mejores prácticas para la gestión de textos poseditados y establece los requisitos mínimos que deben cumplirse. Advierte también que no existen todavía sistemas de traducción automática que consigan resultados tan buenos como los de la traducción humana, dado que el resultado de una traducción automática sigue dependiendo del poseditor humano y de sus competencias.
Esta norma se encarga de lo siguiente:
Define el perfil de los poseditores
Las características son muy similares a las definidas en la ISO 17100 para los traductores, aunque se le añade una competencia en posedición que le permita detectar errores típicos cometidos por motores de traducción y escoger cuándo corregir y cuándo reformular por completo. Además, tiene que estar familiarizado con las herramientas de traducción asistida y los motores de traducción automática.
Aunque la norma explica que el objetivo de una posedición es que no se pueda distinguir su resultado del de una traducción humana, se recomienda que los poseditores utilicen el resultado de la traducción automática tanto como les sea posible.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
Nos aseguramos de que, además de los requisitos de la ISO 17100, todos nuestros traductores están especializados en la posedición.
Explica la necesidad de analizar el texto previamente
Antes de iniciar el proceso, la norma explica que hay que analizar el texto para determinar si resulta adecuado para pasar por un proceso de traducción automática, ya que la eficacia de la TA depende tanto del propio sistema como de la combinación de texto, el estilo y el contenido. Además, la empresa tiene que incluir indicaciones que le permitan al poseditor distinguir correctamente entre el resultado de la TA y el resultado de otras fuentes de traducción.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
En Okodia no solo analizamos el texto antes de emitir el presupuesto para asegurarnos de que es factible ofrecer una posedición a nuestros clientes, sino que modificamos el texto en función de las características del texto (dependiendo del acuerdo con el cliente) para facilitar su procesamiento por parte del motor de traducción automática, de manera que no solo mejoramos la calidad del resultado, sino que reducimos la carga del trabajo de posedición.
Analiza el rendimiento del sistema de traducción automática
La norma expresa la necesidad de que, una vez terminado el encargo, la empresa disponga de un proceso mediante el cual los poseditores deban hacer comentarios sobre el rendimiento del motor de traducción, de manera que pueda hacerse un seguimiento sobre el funcionamiento del motor.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
Con la entrega del texto terminado, los poseditores deben rellenar un formulario en el que detallan lo exacta y fluida que era la traducción recibida, así como la cantidad de cambios que han tenido que aplicar para que el resultado sea el óptimo.
Marca los requisitos esperables de la posedición
La ISO 18587 especifica que el poseditor debe asegurarse de que el texto es comprensible, que se corresponde con el texto de origen y que sigue las especificaciones del cliente. Además, debe garantizar:
- la coherencia terminológica y léxica, así como el seguimiento de la terminología del dominio;
- el uso de la sintaxis, ortotipografía, elementos diacríticos y otras convenciones ortográficas de la lengua de destino;
- un formato correcto;
- la adecuación al público objetivo del texto y al propósito del texto;
- el cumplimiento de los acuerdos entre el cliente y la empresa, que pueden incluir el seguimiento de una terminología concreta o una directriz del estilo del cliente, por ejemplo.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
En cada encargo, se le envía a cada poseditor un briefing en el que se le detallan las necesidades del cliente. Además, las gestoras de proyectos de traducción hacen un seguimiento de todas las frases del proyecto para asegurar que se están siguiendo tanto la norma como las especificaciones del cliente. Todas ellas son profesionales formadas en traducción o ciencias afines, tienen experiencia en el sector y realizan una última comprobación para asegurarse de la corrección del texto poseditado.
¿Qué cubre la norma ISO 9001?
Esta norma es mucho más general que las anteriores, pero a su vez es la norma de calidad por excelencia. Define cómo debe funcionar un sistema de gestión de calidad y se basa en principios como el enfoque al cliente, la mejora continua, la gestión por procesos y la toma de decisiones respaldada en datos. Sus principales requisitos son:
- Tiene que haber un sistema de gestión de calidad en el que la empresa tenga documentado qué hace, cómo lo hace y quién es el responsable.
- La empresa tiene que identificar procesos claves y riesgos y oportunidades.
- Hay que detectar problemas antes de que ocurran y planificar acciones preventivas.
- La infraestructura tiene que ser suficiente para poder prestar servicios de calidad y el personal tiene que ser competente y contar con la formación adecuada.
- Se deben llevar a cabo auditorías internas y medir la satisfacción del cliente.
- Han de corregirse los errores, llevar a cabo acciones correctivas y una optimización constante de los procesos.
¿Cómo se sigue esta indicación en Okodia?
Okodia tiene un CRM privado en el que se detallan los procedimientos a seguir según la naturaleza de la traducción, las responsabilidades de cada cargo y las preferencias de los clientes habituales. Toda la información relativa a terceros utiliza nombres en clave para preservar la privacidad de todos ellos.
Adicionalmente a los textos más normativos, incluye pasajes con trucos para manejar los programas eficazmente, redacciones con posibles dificultades y cómo superarlas y resúmenes de las formaciones que se hayan realizado, además de formaciones extra por escrito.
Sin embargo, no solo incluye textos, sino que también tiene apartados como la gestión de incidencias, en la que cada gestora explica lo ocurrido y propone acciones preventivas y correctoras que, una vez aprobadas por las coordinadoras responsables, se explican al resto del equipo para mantenerlo actualizado. Al igual que se recogen las incidencias, también se recogen las felicitaciones de los clientes.
FAQ sobre las normas ISO
¿Qué son las normas ISO?
Según la propia organización que las define, la ISO [International Organization for Standarization], las normas ISO son «el resultado de un acuerdo internacional entre expertos», que toman forma en unos documentos que contienen requerimientos que las organizaciones tienen que seguir para que sus productos o servicios cumplan con su objetivo.
¿Son las normas UNE y las normas ISO lo mismo?
No, dado que las normas UNE son normas españolas, y las ISO van dictadas por la International Organization for Standarization, por lo que las primeras tienen un alcance nacional y las segundas uno internacional. Sin embargo, podría decirse que ambas están conectadas, dado que la ISO crea el estándar global y la UNE lo adopta y lo publica en España.
¿Para qué sirve la norma ISO 17100?
La norma ISO 17100 determina los procesos que tienen que seguir las agencias de traducción certificadas con el objetivo de que la traducción obtenida sea de calidad.
¿Para qué sirve la norma ISO 18587?
La ISO 18587 sirve para garantizar la calidad cuando se utiliza traducción automática con intervención humana.
¿Para qué sirve la norma ISO 9001?
La ISO 9001 sirve para establecer un sistema de gestión de la calidad (SGC) dentro de una organización, con el objetivo de asegurar que sus productos o servicios cumplen de forma consistente los requisitos del cliente y mejoran continuamente.
